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Jopwell
Les 10 RaccourSci pour organiser un événement de vulgarisation scientifique
Récit d’une expérience étudiante avec l’exemple du PAINtalks.
Partir de rien et monter à bout de bras un événement de vulgarisation scientifique sur les avancées en douleur pour 425 spectateurs, n’est vraiment pas une tâche facile! À l’aube de la 4e édition de notre PAINtalks, nous vous délivrons ici nos trucs et astuces qui sont le fruit d’une expérience transmise par nos pairs au fil des ans.
Le PAINtalks est un événement annuel organisé par le Réseau québécois des étudiants-chercheurs sur la douleur, dont les missions principales sont de promouvoir le réseautage et de favoriser la création de collaborations scientifiques, en plus d’être un acteur important dans la mobilisation des connaissances.
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Commencer par le commencement!
Comme on prépare un plan avant de rédiger un article, il faut établir la structure de l’événement avant d’entreprendre toute démarche. « Préparer la préparation » est un art! Il est important notamment de recenser et d’inscrire dans un calendrier TOUTES les périodes importantes associées à votre événement : soumission de dossiers pour les subventions, diffusion, recherche de commandites, etc. Ensuite, chacune de ces étapes doit être fragmentée en une succession de petites sous-tâches (faciles à cocher sur une liste!) et attribuées à une personne en particulier qui en sera responsable. Sans oublier de s’adapter en cours de route!
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Organiser et séquencer : la fameuse « rétroplanification »
Un simple échéancier sur papier peut s’avérer être insuffisant. Nous vous suggérons fortement d’utiliser un calendrier électronique (comme celui qui est associé à votre courriel) qui vous indiquera, le moment venu, les étapes à ne pas oublier. Pensez à intégrer des alarmes au fur et à mesure! Gardez en tête que les demandes de subventions se préparent plusieurs mois à l’avance… Nous privilégions aussi l’utilisation de fichiers partagés dont l’accès est donné à toute l’équipe. Ceci permet d’avancer dans la résolution des dossiers en parallèle et donc d’être vraiment plus efficaces!
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Cibler des partenariats stratégiques (non-financiers)
Le développement de collaborations doit répondre à des objectifs spécifiques. Nous vous suggérons de commencer par définir vos objectifs. Voyez ensuite qui peut vous épauler pour les atteindre et comment vous pouvez aider ces partenaires en contrepartie. Il est important que chacun y trouve son compte pour pérenniser les liens!
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Choisir où placer son énergie
Certains diraient qu’une multitude de fourmis peuvent égaler la puissance d’un éléphant. Cependant, pour nos partenaires financiers, nous privilégions les éléphants! Il est vrai que chaque don compte quand il s’agit de financer son événement, mais considérant que les démarches administratives sont les mêmes quel que soit le montant perçu, nous préférons nous concentrer sur l’obtention de plus grosses subventions. Selon nous, cela s’avère souvent être un gain de temps et d’énergie.
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Bâtir sa crédibilité
Il est essentiel de soigner « l’image de marque » de votre organisation. Celle-ci contribue largement à l’établissement de collaborations ainsi qu’à l’obtention de subventions.
Toute communication doit être tirée à quatre épingles : grammaire irréprochable, orthographe infaillible et édition impeccable. Il est important aussi de maintenir une constance visuelle dans les documents émis, de sorte qu’au premier coup d’œil, on reconnaisse la signature graphique de votre organisme. Nous utilisons par exemple des rappels de couleurs de notre logo dans toutes les correspondances associées à notre événement.
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Se former, encore se former, toujours se former
Certains éléments clés sont à considérer pour rendre votre événement accessible à tous. Nous travaillons par exemple avec un expert en prise de parole, qui forme individuellement tous les conférenciers – même les plus expérimentés! – pour s’assurer que le langage employé est compréhensible par des personnes qui n’ont pas de bagage scientifique. De plus, étant dans un pays avec deux langues officielles, nous offrirons cette année un service de traduction simultanée, permettant à la fois aux personnes anglophones et francophones d’assister aux conférences sans crainte de « manquer des bouts! ».
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Être à l’écoute
À qui s’adresse votre événement? N’oubliez pas que votre audience est la mieux placée pour vous conseiller sur ce qu’elle souhaite voir lors de la prochaine édition! Lorsque vous vous adressez à un public en particulier, essayez d’entrer en contact avec les réseaux qui regroupent ces personnes-cibles. Donnez-leur la parole, écoutez-les et garantissez votre succès!
Le PAINtalks s’adresse à tous, mais plus particulièrement aux personnes souffrant de douleurs chroniques, c’est pourquoi nous avons établi une collaboration étroite avec deux associations québécoises de patients souffrant de douleurs chroniques. En plus d’être de précieux alliés dans la phase de préparation, ils nous aident à annoncer l’événement à tous leurs contacts.
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Diffuser et laisser infuser
Pour que le public vienne, il faut l’inviter!
L’élaboration d’un plan de communication peut être très utile pour maintenir les projecteurs sur votre événement tout au long de la période de l’inscription. Tous les moyens sont bons : médias sociaux, radios, affiches, dépliants, etc. Évitez l’écueil de penser que vos efforts s’arrêtent là! En effet, tous les inscrits ne se déplaceront pas nécessairement le grand jour … Ceci est d’autant plus vrai pour les événements gratuits comme le PAINtalks. Il faut donc redoubler de créativité après la clôture des inscriptions, pour continuer de susciter l’intérêt et motiver le public à affluer en grand nombre!
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Prévoir le long terme… à court terme
Lorsque vous prévoyez un événement récurrent (comme le nôtre, qui a lieu annuellement), il est indispensable de prendre des notes à chaque étape. Il faut indiquer par écrit nos erreurs, les points à améliorer, les suggestions reçues et puis ce que nous avons bien réussi aussi!
Dans notre cas, les mandats dans l’organisation événementielle sont de deux ans, alors les équipes changent souvent. Il est donc impératif de conserver toutes ces expériences passées pour continuer à progresser d’année en année, malgré le roulement des étudiants impliqués. Il faut aussi s’assurer que la relève est formée avant que l’équipe expérimentée ne quitte son poste : post-mortem et retours d’expériences sont de mise pour s’améliorer d’années en années!
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Travailler en équipe
Vous pensiez organiser seul un événement de grande envergure ? Nous vous le déconseillons. Rien n’est plus constructif et productif qu’une équipe qui fourmille d’idées et déborde d’énergie! Le PAINtalks ne serait assurément pas l’événement à la hauteur de ce qu’il est devenu, sans les multiples intervenants qui ont jalonné son histoire. La coopération comme maître-mot.
